Die Maatskappywet (die Wet) gee direkteure die geleentheid om die maatskappy se besigheid te bestuur. In ruil daarvoor plaas dit verantwoordelikhede en persoonlike aanspreeklikhede op direkteure wat nie hul verpligtinge nakom nie.
Wat word van direkteursvergaderings se notules vereis?
Vergaderings van direkteure moet gehou word en moet ten minste die volgende bevat:
- Alle besluite wat by vergaderings ingestem is (dit moet opeenvolgend genommer en gedateer word), en
- Enige verklarings van botsende belange.
Aangesien vergaderings van direkteure besluit oor die strategiese rigting van die maatskappy, is die notulering van hierdie vergaderings van kritieke belang om te besin oor watter besluite geneem was en die proses wat gevolg was om by die spesifieke besluit uit te kom.
Die Wet vereis ook dat direkteure die kwessies wat die maatskappy in die gesig staar, verstaan en tyd neem om hul eie, onafhanklike standpunte te formuleer, sodat hulle aktief kan bydra tot direkteursvergaderings. Die notule moet dit ook weerspieël.
Voldoende beheer moet oor notules uitgeoefen word om te verseker dat dit ‘n regverdige weerspieëling van die vergadering is. Hulle moet onder die direkteure versprei word om enige weglatings of misleidende verklarings te voorkom. Soos geïllustreer deur onlangse openbarings oor staatsbeheerde maatskappye, is dit ‘n belangrike punt om onwettige optrede te voorkom en te verseker dat direkteure slegs in die beste belang van die maatskappy optree.
Riglyne vir goeie notules:
Soos ‘n goeie koerantartikel, moet die notule antwoorde op die volgende vrae bied:
- Wie? Die name van die lede wat teenwoordig was en die wat verskoning gemaak het;
- Wat? Wat het by die vergadering gebeur het, hoe was die agenda gevolg is, die besluite wat geneem is en belangrike gebeurtenisse wat op hierdie besluite ‘n invloed gehad het. Soos iemand gesê het – dit behoort nie woord vir woord kommentaar te wees nie, maar moet genoeg inligting bevat om die essensie van die vergadering vas te lê.
- Waar? Die notule word deur die maatskappysekretaris of een van die direkteure gehou en op ‘n veilige plek gestoor.
- Wanneer? Notules moet betyds na vergaderings gedoen word en aan die direksie gesirkuleer word terwyl die vergadering nog vars is in die gedagtes van die direkteure is.
- Hoekom? Direkteure se notules spreek tot die hart van die besigheid. Hulle is die belangrikste opnames van hoe en waarom besluite geneem is. Dit is belangrik om deeglik te wees met die opname daarvan.
Ten slotte moet daar ‘n balans wees tussen vertroulikheid en deursigtigheid in terme van openbaarmaking aan personeel en belanghebbendes. Aangesien notules deur statutêre liggame (soos die SAID, die Mededingingsraad, ens.) gebruik kan word, is dit die beste om ‘n regsmening te kry oor wat opgeteken moet word wanneer daar omstrede kwessies bespreek was.